Cambiar de gestoría o asesoría: cómo se hace y qué te tienen que entregar

En Grupo Avanza Consultores atendemos el cambio de gestoría de autónomos y pequeñas empresas de toda España, online: pedimos la documentación a tu asesoría anterior, revisamos lo que traes y lo primero que miramos son los plazos que tienes abiertos.

No hay que esperar a enero

Se puede cambiar cualquier mes. Lo que hay que mirar antes es tu contrato con la asesoría actual (preaviso o permanencia, si los hay), los vencimientos que estén corriendo y quién presenta el siguiente.

Y la conversación incómoda no la tienes que tener tú: con tu autorización, nos encargamos de pedir el traspaso a tu asesoría anterior.

Cuándo conviene hacerlo

Lo más cómodo suele ser cambiar justo después de presentar un trimestre, con el periodo cerrado. Si tienes sociedad, el corte natural es el cierre del ejercicio. Y si hay un requerimiento abierto o un plazo corriendo, eso se mira antes de mover nada: el plazo no se para porque cambies de asesoría.

Lo que conviene pedir

Cuando una asesoría te representa y gestiona tu documentación por encargo tuyo, esa parte de la relación puede calificarse de mandato (artículo 1709 del Código Civil) y, en ese caso, la asesoría tiene que darte cuenta de sus operaciones y entregarte lo que haya recibido por ese encargo (artículo 1720). Conviene pedirlo por escrito. La excepción que conviene conocer: si la asesoría adelantó dinero por ti o sufrió perjuicios por cumplir el encargo, puede retener lo que es objeto del encargo hasta que se le reembolse (artículo 1730). Si hay algo así pendiente, mejor aclararlo antes de reclamar.

Si eres autónomo: las declaraciones presentadas del ejercicio en curso y de los anteriores no prescritos (por regla general, cuatro años: artículo 66 de la Ley General Tributaria), con su justificante de presentación. Los libros y registros que llevas como autónomo: ingresos, gastos, bienes de inversión y, si llevas IVA, facturas expedidas y recibidas. El modelo 036 con tu situación censal vigente: régimen, epígrafes y obligaciones dadas de alta. Y los certificados de retenciones que hayas emitido o recibido.

Ese histórico no se limita siempre a lo fiscalmente no prescrito: con carácter general, los libros, la correspondencia y los justificantes del negocio se conservan seis años desde el último asiento, salvo lo que establezcan otras disposiciones (artículo 30 del Código de Comercio); si eres empresario, esa obligación es tuya aunque los papeles los tenga la asesoría.

Si tienes una sociedad limitada, además: la contabilidad en formato electrónico utilizable, no en papel escaneado; los libros legalizados en el Registro Mercantil y las cuentas anuales depositadas; el libro de actas, que llevan todas las sociedades mercantiles, y el libro registro de socios propio de la limitada.

Tu certificado, tus notificaciones y los apoderamientos

Tu certificado digital no se traspasa: es personal y no debes entregarlo a nadie, ni a la asesoría anterior ni a nosotros. Lo que cambia es la representación: se revoca el apoderamiento que tenía la asesoría anterior en el registro de apoderamientos de la Agencia Tributaria —la revocación solo surte efectos desde que se le comunica fehacientemente (apartado séptimo de la Resolución de la AEAT de 18 de mayo de 2010)— y se da uno nuevo. Y hay que comprobar quién tiene acceso a tus notificaciones electrónicas, porque el cambio no para el reloj: una notificación electrónica, si ese canal es obligatorio para ti o lo elegiste, se entiende rechazada cuando pasan diez días naturales desde que se pone a tu disposición sin que la abras (artículo 43.2 de la Ley 39/2015). De ordenar todo eso nos encargamos nosotros.

Lo primero que hacemos al llegar

Antes de tocar nada, miramos tus dos últimos ejercicios.

Deducciones que no se aplicaron. Gastos mal clasificados. Amortizaciones que nadie arrancó. Errores que todavía se pueden corregir para recuperar dinero, porque no ha prescrito el derecho a pedir la devolución: por regla general, cuatro años, salvo que el plazo se haya interrumpido. Y a veces lo contrario: cosas mal hechas que conviene regularizar por tu cuenta antes de que las encuentre Hacienda, porque, si se presentan sin requerimiento previo, se aplica el recargo por declaración extemporánea, que excluye las sanciones (artículo 27 de la Ley General Tributaria).

Señales de que toca cambiar

No te cogen el teléfono o tardan días en contestar. Te enteras de lo que tienes que pagar el mismo día del cargo. Cada vez hablas con una persona distinta y tienes que volver a explicar tu negocio. Te presentan las declaraciones sin enseñártelas antes. Nunca te han propuesto nada: solo cumplen plazos.

Cualquiera de esas cinco, por sí sola, ya justifica una segunda opinión.