Retribución del administrador de una SL: por qué cobra, cómo tributa y qué papeles hacen falta

Primero, por qué cobra

La pregunta habitual es «¿cuánto me pongo de sueldo?». La que decide todo lo demás es otra: a cambio de qué. Hay tres respuestas posibles, y a menudo se dan dos a la vez en la misma persona.

La primera es el propio cargo: dirigir y representar la sociedad como administrador. La segunda es un trabajo distinto del cargo: el administrador que además lleva el almacén, atiende a los clientes o hace la parte técnica. La tercera es un servicio profesional que el socio presta a la sociedad y le factura. Quien es socio y trabaja en la sociedad sin ser administrador entra en la segunda o en la tercera, nunca en la primera.

Mezclarlas es el error de fondo. Una nómina que paga el cargo y el trabajo técnico sin separarlos obliga a elegir una sola retención y un solo tratamiento para dos cosas que la ley trata de forma distinta.

Por el cargo: estatutos y junta

El cargo de administrador es gratuito, a menos que los estatutos establezcan lo contrario y determinen el sistema de remuneración (artículo 217.1 de la Ley de Sociedades de Capital). Ese sistema fija los conceptos que se cobran «en su condición de tales»: entre otros, una asignación fija, dietas de asistencia, una participación en beneficios, una retribución variable, una indemnización por cese que no se deba a un incumplimiento, o sistemas de ahorro o previsión (artículo 217.2).

Con los estatutos no basta. La junta general aprueba el importe máximo de la remuneración anual del conjunto de los administradores en su condición de tales, y ese máximo sigue vigente mientras no se modifique. Si hay varios administradores, el reparto lo acuerdan ellos, salvo que la junta decida otra cosa (artículo 217.3). Y la cifra tiene que guardar una proporción razonable con la importancia de la sociedad, su situación económica y lo que pagan empresas comparables (artículo 217.4).

Si se retribuye con una participación en beneficios, los estatutos fijan la participación o su porcentaje máximo; si fijan un máximo, la junta determina el porcentaje dentro de él. En una sociedad limitada, ese máximo no puede superar el 10 % de los beneficios repartibles entre los socios (artículo 218).

Si la sociedad tiene consejo de administración y uno de sus miembros es nombrado consejero delegado o recibe funciones ejecutivas por otro título, hace falta además un contrato con la sociedad. Lo aprueba antes el consejo, con dos tercios de sus miembros y sin que el afectado asista ni vote, y se une como anejo al acta. En ese contrato se detalla todo lo que puede cobrar por las funciones ejecutivas, y lo que no esté en él no se puede cobrar por ellas (artículos 249.3 y 249.4).

Por otro trabajo: el acuerdo del artículo 220

En la sociedad limitada, establecer o modificar cualquier relación de prestación de servicios o de obra entre la sociedad y uno de sus administradores requiere acuerdo de la junta general (artículo 220). Es la regla del administrador que además trabaja en la empresa, con contrato laboral o con uno de servicios. Ese contrato tiene que cubrir tareas distintas de las propias del cargo: dirigir y representar la sociedad ya es el cargo. No sustituye a los estatutos ni al máximo del artículo 217: se suma a ellos si también se paga el cargo.

En el IRPF

Lo que se cobra por ser administrador es rendimiento del trabajo, por mandato expreso de la ley (artículo 17.2.e de la Ley del IRPF). Estar dado de alta en autónomos no lo convierte en una factura.

La retención sobre esa parte no depende de cuánto cobre el administrador, sino de la sociedad. Es del 35 %. Es del 19 % cuando la cifra de negocios de la sociedad en el último periodo impositivo terminado antes del pago fue inferior a 100.000 euros; si ese periodo duró menos de un año, la cifra se eleva al año (artículo 101.2 de la Ley y artículo 80.1.3.º del Reglamento). Con una cifra de exactamente 100.000 euros se aplica el 35 %. En Ceuta y Melilla, con derecho a la deducción del artículo 68.4, estos porcentajes se reducen un 60 % (el mismo artículo 101.2).

Lo que se cobra por un trabajo distinto del cargo, dentro de una relación laboral, es también rendimiento del trabajo (artículo 17.1), pero su retención se calcula por el procedimiento general, con las circunstancias personales y familiares de quien cobra (artículos 80.1.1.º y 86 del Reglamento). Una advertencia: el límite por debajo del cual no se retiene no se aplica a los tipos fijos, como el del administrador (artículo 81.3).

El socio que factura a su sociedad tiene una regla propia. Lo que cobra de una entidad en cuyo capital participa, por actividades de la sección segunda de las tarifas del IAE (las profesionales), es rendimiento de actividad económica cuando está dado de alta, a tal efecto, en el régimen de autónomos o en una mutualidad alternativa (artículo 27.1, tercer párrafo). Si no se cumplen esas condiciones, esa regla no se aplica y la calificación depende del caso. La sociedad retiene el 15 %, o el 7 % en el año de inicio de la actividad profesional y en los dos siguientes si no se ejerció ninguna el año anterior, siempre que el profesional se lo comunique y la sociedad conserve la comunicación firmada; el mismo artículo fija también el 7 % para algunas actividades concretas (artículo 95.1 del Reglamento). Un administrador que no es socio y factura servicios a la sociedad no entra en esta regla: la calificación de sus honorarios se estudia aparte. El IVA de esa factura es otra cuestión: la ley no sujeta los servicios prestados en régimen de dependencia derivado de relaciones laborales o administrativas (artículo 7.5.º de la Ley del IVA), y si el del socio lo está o no se estudia aparte, igual que el IVA de lo que se cobra por el cargo.

Coche, vivienda y otros pagos en especie

Si la sociedad deja al administrador usar para fines particulares un bien o un servicio gratis o por debajo de mercado, eso es renta en especie; si le da el dinero para que lo compre él, la renta es dineraria (artículo 42.1). Dos valoraciones frecuentes (artículo 43.1.1.º). El uso de un coche: el 20 % anual de lo que le costó a la sociedad, tributos incluidos; si no es suyo, el 20 % del valor de mercado que tendría nuevo, con una reducción de hasta el 30 % para los vehículos eficientes en los términos que fije el reglamento. El uso de una vivienda de la sociedad: el 10 % del valor catastral, o el 5 % si ese valor se revisó en los diez periodos anteriores, sin pasar del 10 % de las demás contraprestaciones del trabajo. Si la vivienda no es de la sociedad, lo que le cuesta a ella, tributos incluidos, sin bajar de lo que resultaría de esa regla. A ese valor se le suma el ingreso a cuenta, salvo que se le haya repercutido al perceptor (artículo 43.2).

Las exenciones del artículo 42.3 están redactadas para el personal empleado y los trabajadores. Antes de aplicarlas a lo que se paga por el cargo, se comprueba si la persona encaja en esa condición.

En el Impuesto sobre Sociedades

La ley no admite como gasto los donativos y las liberalidades, pero excluye expresamente de esa categoría las retribuciones a los administradores por funciones de alta dirección u otras derivadas de un contrato laboral con la entidad (artículo 15.e de la Ley del Impuesto sobre Sociedades). Tampoco son deducibles los gastos de actuaciones contrarias al ordenamiento jurídico (artículo 15.f).

Sobre si un defecto mercantil convierte la retribución en liberalidad, el Tribunal Supremo se ha pronunciado en al menos dos sentencias. En la 449/2024, de 13 de marzo (recurso 9078/2022), según el pasaje que cita el Tribunal Económico-Administrativo Central, dijo que las retribuciones del administrador, acreditadas y contabilizadas, son gasto deducible sin que su falta de previsión en los estatutos, por sí sola, les haga perder esa condición. El Tribunal Económico-Administrativo Central cambió su criterio a la vista de esa sentencia: la falta de previsión estatutaria, por sí sola, no conlleva la no deducibilidad (resolución de 27 de mayo de 2024, RG 3319/2021, y otra del mismo día, RG 3122/2022). Y en la sentencia 615/2026, de 18 de mayo (recurso 8019/2023, ECLI:ES:TS:2026:2209), el resumen oficial del Centro de Documentación Judicial dice que la retribución de los administradores es gasto deducible y no es una liberalidad, y que su no deducibilidad se debe justificar sin que baste cualquier infracción de los estatutos.

De ahí salen dos preguntas que hay que contestar por separado. Si la retribución está bien articulada según la Ley de Sociedades de Capital. Y si la sociedad puede deducirla. Que la segunda pueda defenderse no arregla la primera: unos estatutos que dicen «gratuito» y una nómina mensual siguen siendo un problema mercantil, frente a los socios y frente a terceros.

Un último cruce. La sociedad y sus administradores son partes vinculadas, salvo en lo que corresponde a la retribución por el ejercicio de sus funciones; y la sociedad y el socio con al menos el 25 %, también (artículo 18.2). Por eso lo que el administrador o ese socio cobran por otros servicios se valora a valor de mercado (artículo 18.1).

En la Seguridad Social

No hay una regla de «administrador igual a autónomo». Va al régimen de autónomos quien ejerce la dirección y gerencia del cargo, o presta otros servicios a la sociedad, de forma lucrativa, habitual, personal y directa, y tiene su control efectivo (artículo 305.2.b de la Ley General de la Seguridad Social). Hay control, en todo caso, con al menos la mitad del capital. Se presume, salvo prueba en contrario, cuando al menos la mitad del capital está en manos de socios con los que convive y a los que le une matrimonio o parentesco hasta el segundo grado; cuando tiene un tercio; o cuando tiene un cuarto y funciones de dirección y gerencia. Fuera de esos casos, la Administración puede probar el control por cualquier medio.

Sin control efectivo, el administrador que hace funciones de dirección y gerencia y cobra por ello, o por trabajar para la sociedad, queda asimilado a trabajador por cuenta ajena, sin protección por desempleo ni Fondo de Garantía Salarial (artículo 136.2.c). Y el socio que trabaja, aunque forme parte del órgano de administración, va al régimen general como trabajador por cuenta ajena si el cargo no conlleva dirección y gerencia y no tiene el control (artículo 136.2.b).

Tres ejemplos

Los importes son hipótesis; los porcentajes, los de las normas citadas.

Solo el cargo. La sociedad tuvo una cifra de negocios de 80.000 euros en su último periodo terminado. El administrador cobra 24.000 euros al año por el cargo. Como 80.000 es inferior a 100.000, se retiene el 19 %: 4.560 euros. Recibe 19.440 euros y, en su Renta, declara 24.000 euros de rendimiento del trabajo, con los 4.560 como pago a cuenta.

Cargo y otro trabajo. Cifra de negocios de 250.000 euros. Cobra 12.000 euros por el cargo y 12.000 euros de salario por un trabajo técnico real, con su acuerdo de junta. Sobre el cargo, el 35 %: 4.200 euros. Sobre el salario, el porcentaje sale del procedimiento general con sus datos personales y familiares; sin ellos no se puede calcular.

Socio que factura. Un socio profesional, en autónomos por esa actividad y fuera del periodo de inicio, factura 20.000 euros de honorarios a su sociedad. La sociedad le retiene el 15 %: 3.000 euros. Si el socio tiene al menos el 25 %, esos 20.000 euros tienen que corresponder al valor de mercado del servicio. El IVA no entra en el ejemplo.

Los papeles que tienen que existir

Si se paga el cargo: estatutos que lo prevén con su sistema de remuneración y acta de la junta con el máximo anual. Si además hay otro trabajo o un servicio del administrador: acuerdo de la junta del artículo 220 y el contrato, con las funciones descritas de forma que se distingan de las del cargo. Si hay consejero delegado o ejecutivo: su contrato, aprobado por el consejo y unido al acta. Y en todos los casos, nóminas o facturas, transferencias bancarias, retenciones declaradas y contabilidad que cuenten lo mismo. Si se aplica el 7 %, la comunicación firmada del profesional.

Una retribución real se defiende con documentos coherentes entre sí. Cuando los estatutos, las actas, la nómina, el banco y la contabilidad dicen cosas distintas, el problema ya no es de norma: es de prueba.

Cómo se trabaja

La retribución del administrador se decide antes de pagarla, no al cerrar el ejercicio. Revisamos los estatutos y las actas, separamos lo que se cobra por el cargo de lo que se cobra por otro trabajo, fijamos la retención de cada parte y comprobamos el encuadramiento en la Seguridad Social. El resto de decisiones anuales de la sociedad está en gestión de sociedades en Valencia; la contabilidad y el cierre, en asesoría contable en Valencia; y la constitución, en sociedades y trámites. Ninguna declaración se presenta sin que conozcas antes su importe y su fundamento.